Fagaktuelt

Hjemmekontor – hva nå?

Du har kanskje sittet på hjemmekontor over lengre perioder siden mars 2020? For tiden er det en rekke prosesser med tillitsvalgte i ulike bedrifter om hva som skal gjelde framover med hensyn til hjemmekontor. Hva skjer i din bedrift? Er det tilbake til kontoret eller full fleksibilitet, eller et sted midt imellom? Tillitsvalgte har mulighet til å påvirke resultatet i slike prosesser. I denne artikkelen får du noen tips og råd.

Bjørg Anne Rynning

Advokat, arbeidslivsavdelingen i Negotia

Illustrasjonsfoto: AdobeStock

Du har kanskje trivdes godt med fleksibiliteten hjemmekontoret har gitt, eller kanskje du trives best med å arbeide på kontoret? Som ansatt har man ulike behov alt etter hvilken livssituasjon man er i, hvordan en er som person og hva en trives best med.

Det vil variere fra bedrift til bedrift hvor mange ansatte det er med de ulike behovene, og dermed hvilken løsning som passer best for den enkelte virksomhet. Det viktigste er å finne en løsning som passer din bedrift og arbeidsoppgavene best, samtidig som de ulike behovene til de ansatte dekkes. Klarer man å bli enige om en slik løsning, vil de ansatte oppleve seg sett, trives bedre og gjøre en enda bedre jobb.

Ulike ordninger

Eksempler på ulike hjemmekontorordninger som er mulige:

  • Full fleksibilitet, dvs. at arbeidstaker selv styrer om han/hun/hen arbeider hjemmefra eller arbeider på kontoret, og hvilke dager dette skjer på.

  • 2 dager på kontoret 3 dager hjemme per uke.

  • 3 dager på kontoret og 2 dager hjemme per uke.

  • På kontoret 5 dager i uka og hjemmekontor kun ved særlige behov.

Alle disse ordningene kan være kombinert med større eller mindre grad av fleksibilitet, ved at arbeidstaker selv bestemmer hvilke dager det arbeides hvor. Andre løsninger kan selvfølgelig også være mulig, det viktigste er å finne en ordning som passer bedriftens behov og dere ansatte best.

Drøftinger etter hovedavtalen

Prosessen og beslutning om eventuell ny hjemmekontorordning, har betydning for arbeidstakernes arbeidsforhold. Tillitsvalgte har derfor krav på drøftinger med arbeidsgiver etter hovedavtalen. Arbeidsgiver skal så tidlig som mulig drøfte med tillitsvalgte i en slik prosess. Drøftinger innebærer at arbeidsgiver og arbeidstaker «spiller ball» om temaet som likeverdige parter, og at tillitsvalgte har reell innflytelse i prosessen. Til syvende og sist vil arbeidsgiver i kraft av styringsretten kunne ta den endelige avgjørelsen dersom partene ikke kommer til enighet.

Hvis tillitsvalgte kan vise til særavtaler som gir forhandlingsrett på dette temaet, skal det være forhandlinger mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte, hvor begge parter må bli enige om hva som skal gjelde på bedriften.

Når gjelder forskriften?

Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem gjelder i tilfeller hvor arbeidet utføres i arbeidstakers faste bopel. På bedriften bør en vurdere om hjemmekontorordningen også skal gjelde hvis det arbeides fra andre steder, for eksempel hytta.

Forskriften gjelder i alle tilfeller hvor ansatte arbeider hjemmefra minst én gang per uke eller i gjennomsnitt én gang per uke. Den vil også gjelde så lenge arbeidstaker har en fast ordning med hjemmekontor, selv om dette er mindre enn én gang per uke.

Vi hjelper deg

Er du tillitsvalgt og ønsker hjelp i din lokale prosess med ledelsen angående hjemmekontorordning? Eller trenger du et forslag eller mal til skriftlig avtale om hjemmekontor? Da kan du kontakte Negotia på e-post: arbeidsliv@negotia.no.

Skriftlig avtale

Etter forskriftens § 2 skal det være skriftlig avtale med alle arbeidstakere i bedriften som skal benytte hjemmekontor. Avtalen skal inneholde avklaring av blant annet arbeidstid, tilgjengelighet og kontorutstyr hjemme. Kravet til avtale innebærer at det vil være opp til den enkelte arbeidstaker om man vil signere og dermed om man ønsker å benytte hjemmekontor eller ikke. Tillitsvalgte kan råde sine medlemmer til å ikke skrive under på en slik avtale før prosessen mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte er gjennomført – og hvor man aller helst er blitt enige om hvordan hjemmekontorordningen skal være.

Kravet til skriftlig avtale gjelder også de ansatte som har særlig uavhengig stilling. En kontroll med når arbeidstaker kommer og går fra arbeidsplassen, eller kontroll med arbeidstiden, vil være et moment som trekker i retning av at arbeidstaker ikke har en særlig uavhengig stilling. Det er derfor viktig at den skriftlige avtalen ikke inneholder for snevre rammer angående for eksempel arbeidstid og når arbeidstaker skal være tilgjengelig, da dette kan medføre at arbeidstakeren i realiteten ikke har særlig uavhengig stilling lenger.

Utstyr på hjemmekontor

Arbeidsgiver er forpliktet til å gi deg som arbeidstaker et fullt forsvarlig arbeidsmiljø også på hjemmekontoret. Det vil si at arbeidsgiver må vurdere hvilket utstyr som er nødvendig og dekke utgiftene til dette. Nødvendig utstyr vil ofte være pc, skjerm, pc-mus, tastatur, dokkingstasjon, telefon, og eventuelt skriver og diverse kontorutstyr. Det er viktig at tillitsvalgte i prosessen med ledelsen forsøker å bli enige om hvilket utstyr som er nødvendig i forhold til de ulike stillingene og arbeidsoppgavene i bedriften. Noen bedrifter avtaler en sum som den ansatte kan bruke for kjøp av utstyr hvert år.

Kompensasjon og skattemessige forhold

Det å arbeide hjemmefra kan medføre ulike kostnader for den enkelte arbeidstaker. Det er mulig å forsøke å forhandle fram en kompensasjon til den enkelte for å arbeide på hjemmekontor.

Dersom arbeidstakeren har et rom i boligen sin som utelukkende benyttes til hjemmekontor, kan arbeidsgiver utbetale en skattefri hjemmekontorgodtgjørelse på 1850 kroner årlig til den ansatte.

Forsikringsordninger og yrkesskadedekning

Det er viktig at partene lokalt går gjennom bedriftens forsikringsordninger og sjekker at disse også gjelder på hjemmekontor.

Yrkesskadedekningen fra NAV gjelder for yrkesskader som oppstår mens arbeidstakeren er i arbeid på arbeidsstedet i arbeidstiden. Den vil også kunne gjelde når arbeidstaker er i arbeid på hjemmekontor. Hvorvidt vilkårene «i arbeid», «på arbeidsstedet» og «i arbeidstiden» er oppfylt, må vurderes konkret i hvert tilfelle. Blant annet vektlegges det om ulykken skjer i arbeidstiden og på tidspunkt arbeidstaker er ment å være tilgjengelig for arbeidsgiver.

Ny forskrift på trappene

Dagens forskrift er ikke oppdatert etter dagens behov. Departementet arbeider nå med noen mindre endringer av denne og det kan være at det kommer større endringer på sikt. Negotia vil informere i aktuelle kanaler når nytt regelverk kommer.

Bjørg Anne Rynning
Advokat, arbeidslivsavdelingen i Negotia